비지니스 영어 메일 작성법 기본 정리

일을 하다 보면 예기치 않게 해외로 메일을 써야 하는 경우가 있습니다. 원래 나의 포지션이 충분히 이런 부분에 대한 소화가 가능한 위치였다면 당연히 의사소통에 문제가 없겠지요? 하지만, 그렇지 않은 경우라고 한다면 비지니스 영어 이메일 작성법에 대해서 하나도 모를 확률이 높습니다. 기본적인 사항들에 대해 정리합니다. 

<비지니스 영어 메일 작성법 기본>

1. 이메일 제목

제목은 말 그대로 내용을 대표하는 단어들로 구성되어야 합니다. 특별한 형식이 있다기 보다는 간단하면서도 명확해야 합니다. 우리가 글을 쓸 때 제목을 간결하게 쓰듯이 문장으로 완성하는 게 아니라, 의미 전달이 명확하게 될 수 있는 스타일로 적는 게 좋습니다. 

2. 비지니스 영어 메일 인사

대부분 친한 사이가 아닐 확률이 높습니다. 그래서, 나름의 격식을 갖추는 것이 예의라고 볼 수 있겠네요. 

- 도입부분 : Dear라는 단어를 가장 일반적으로 사용합니다. 남자일 경우 Dear Mr.***, 여자일 경우 Dear Ms.*** 이런 형태라고 볼 수 있겠습니다. 우리말로 바꾸자면 '친애하는 누구누구씨께'라는 정도로 풀이할 수 있겠습니다. 상대방의 이름을 모른다면 남자는 Dear Sir, 여자는 Dear Madam 정도로 쓰면 되겠습니다. 

- 마무리부분 : 가장 많이 쓰는 맺음말 인사로는 Sincerely (진심으로)라는 말을 많이 씁니다. Best Regards, Best Wishes, Kind Regards 정도의 표현이 적당해요. 

3. 본문

본문은 당연히 업무적인 내용이기 때문에 특별한 형식이 필요 없습니다. 모든 글쓰기가 그렇듯 의사 전달이 명확하게 잘 될 수 있도록 적는 게 제일 중요하겠지요. 정중하게 쓰려면 would 활용, about을 regarding으로 교체하면 더 좋습니다. 

필요한 항목들에 대해서 목차를 잘 나누고, 전달하고자 하는 내용을 명확하게 쓰세요. 어려운 단어를 쓸 필요는 없습니다. 쉽게 써야 혹시 모를 의사오류가 생기지 않습니다. 만약 첨부파일을 확인해야 한다면 I am attaching the document to this email. 정도의 문장을 뒷 부분에 추가하면 되겠습니다. 

4. 기타 체크사항

공적인 내용으로 채워진 비지니스 영어 메일이기 때문에 잡다한 이야기가 들어가지 않는 게 좋습니다. 우리가 많이 쓰는 이모티콘 또한 쓰지 않는 게 좋고요. 굳이 ^^ <<요런 것도 안 쓰는 게 좋습니다. 

free, help 같은 단어는 제목에 되도록 넣지 않는 게 좋습니다. 스팸으로 분류될 수 있다고 해요. 표현에 있어 need, want 같은 표현도 그리 좋지는 않고요. '차별적 표현'에 특히 조심해야 합니다. 민감한 부분이에요.

어려울 수 있지만, 어찌보면 결국 의사소통을 위해 쓰게 되는 것이니 이 부분만 잊지 않고 잘 쓰면 되겠습니다. 그리고, 상대방에 대한 예의 정도만 잘 지키면 비지니스 영어 이메일도 결국 어려울 건 없는 것이지요. ^^

[참고 글]

- 영어 문법 검사기 Ginger  사용법

- 영국문화원 어학원, 영어회화 교육 마이클래스

- 초등영어단어 게임으로 배우는 재미로 어플